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李秋实的管理学博客

管理是一门常说常新的学问

 
 
 

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比尔.盖茨们是怎样干活的  

2007-08-19 09:13:25|  分类: 企业实战 |  标签: |举报 |字号 订阅

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来源:《商界》  作者:水一方(编译)

 

我的数字化工作

比尔·盖茨 (微软总裁)

 

走进我的办公室,你会发现这里已经没有什么纸质文件。办公桌上,三台显示器一字排开:左边的屏幕显示我的电子邮件列表,中间的屏幕上通常是我正在阅读或回复的电子邮件,右边的屏幕则用于浏览网页。这样,在工作的时候,我就能够随时察看是否有新邮件。收到新的邮件后,我还可以一边阅读,一边打开电子邮件中的链接,浏览相关网页。

今天,提笔写信已经成为一件稀罕事,人们不禁担心:会不会有一天电子邮件也会变得如此呢?对此,我的回答是“不!”因为你总有些信息是想针对特定的一批人的,而且你还想让他们知道,你在以信誉担保,接触这些信息不会出现问题。所以,电子邮件将永远是交流的一种方式。

15年来,电子邮件是我最主要的工作方式,只用两个电子邮件(分别是工作的和私人的),我就能应付一切。最终,那些电话号码都将被扔进垃圾堆,所有的事情都会围绕着邮件用户名进行。但我很难习惯即时信息,如果那样,会有多少人来打扰我?如果我拒绝他们,他们又会怎么想?

每天我都要收到大约100封电子邮件,我使用Exchange产品的白名单和黑名单功能,来管理我的邮件。我的白名单上是微软内部人员以及我经常联系的人,而在黑名单上的,则是那些经常给我发送垃圾邮件的人。同时,助理也会向我提供一份其他电子邮件列表,这样,我可以随时了解到人们对于微软的评价以及他们的需求。

对于每一份电子邮件,我的邮箱会按照内容和重要性的差异将它们一一分类、标记。这样,我一到办公室,就可以将主要精力放在作了标记的重要电子邮件上。如果收到新邮件,Outlook也会在右侧屏幕底部弹出一个提示框,但通常我都不会理睬它,除非是高优先级的主题。

现在,报纸已经不再是不可或缺的,我获得的90%对新闻都来自于互联网。出外参加会议时,我都会随身携带一台笔记本电脑,它与我办公室的电脑完全同步,因此我可以随时获得需要的所有文件。此外,我的笔记本电脑上还安装了一个名为“OneNote”的便笺记录和管理软件,所以我所有的便笺也都采用了数字格式。

白色书写板是我的办公室里少有的低技术含量的设备。我有各种颜色的笔,在与其他人讨论或者自己独自思考的时候,可以用它们记录下各种想法。在一些微软办公室里,书写板上的内容可以转化为图像,直接传送到计算机里,这时它就像是一台巨大的平板电脑。我的书写板目前还不具备这样的功能,但也许明年就会有了。现在,如果有这样的设备,我会毫不犹豫地扔掉笔和笔记本,立刻投入到它的怀抱。

 

怎样管理两家世界500强企业

卡洛斯·高森 (雷诺和尼桑公司首席执行官)

 

我每个月都要从巴黎飞到东京,并在那儿呆上1到2周。这段时间内,我总是不停地参加尼桑的各种会议:执行委员会会议、产品设计会议、产品决定会议、投资会议、董事会会议——所有重要的会议都在这周举行。在雷诺,还有一大堆的会议等着我,因此,我只负责做出决定,具体的项目实施,都交给其他人去执行。

我的每个月都是不一样的。三月份,我会在美国呆一周(同时听取尼桑在北美市场的运作状况报告),然后去日本7天,最后两周留给法国。这是固定的,每个人都知道我第一周在巴黎,第三周在日本。

在法国、日本和美国,我各有一位助手,他们分别精通两种语言,负责筛选所有的邮件和文档。他们清楚地知道哪些是我感兴趣的话题,哪些应当转发给其他的董事会成员。这样的分工合作让我们工作起来更有效率。同样,对于只有一个主题的非日常例会,我也有十分严格的要求:时间不得超过1个半小时,一半的时间用于陈述,一半用于讨论。

清晨,是最佳的思考时间,我总是要求8点之前不举行任何会议。我一般6点起床,当需要更多思考时间的时候,我会起得更早一些。但是,如果不能保证6小时的睡眠时间,我工作起来就会无精打采。

当然,同时干两份工作也是有风险的。你可能会丢失一些细节,不得不牺牲一些东西。以前在日本尼桑公司的时候,我每个月都会走访一位经销商,每两三个月去参观一家工厂。但现在,每6个月我只能会见一个经销商,一年才去一家工厂。

同时,和问题保持一定的距离也是非常重要的。我不会把工作带回家。周末,我喜欢和家人呆在一起,陪我的四个孩子玩耍。这样,当我星期一上班的时候,就能够更深入地看问题,或许就会有一些好点子。

 

排除干扰

比尔·格罗斯 (太平洋投资管理公司首席投资官)

 

早上4∶30,我走下住宅的地下室,打开Bloomberg和Telerate的数据终端机,查看10年期国债的变化、全球债券市场的情况、各种货币的汇率情况,以及股票和债券指数。然后,经过12分钟车程到达纽波特海滩,进入太平洋投资管理公司的交易大厅。

头一两个小时是熟悉市场情况以及各种经济数据报告。大量重要的宏观数据(如国内生产总值、失业人数以及其他就业统计数字)通常在凌晨5点半左右公布。这些因素会影响经济增长和通胀率上涨,并进而影响债券价格。我必须充分掌握这些情况,才能作出准确的判断,

对于一位投资经理来说,排除干扰显得尤为重要。你必须把信息量减小到最低水平,否则一天时间就耗在了阅读不同的观点上。对于不感兴趣的邮件,我不看也不回复。和那些技术追新族不同,我没有手机,也没有黑霉掌上电脑,这样,除非我主动和外界联系,别人很难找到我。除了打给我妻子,我每天只打三四个电话,我的座右铭是:我不想与外界联系,我希望与世隔绝。

对我而言,一天中最重要的时间并不在交易大厅。每天早晨8点半,我起身离开办公桌,去马路对面的俱乐部健身。从8点半到10点,我在那里用一个半小时左右练习瑜珈、健身。这一个半小时是我一天中最宝贵的时间。过去30年里,只有两三次有人穿过马路跑来告诉我赶快回办公室。我的一些最好的想法实际上就是当我倒立练瑜珈时想出来的。我离开办公室,离开喧嚣的环境,离开彭博资讯的大屏幕──还有呢,倒立也增加了大脑的血流量。在做了约45分钟的自行车练习和10到15分钟的瑜珈之后,或许灵光就会突然闪现。

 

休息一会儿,即使是加班的时候

雷富礼 (宝洁公司董事长、总裁)

 

我已经学会了如何调控我的精力。过去我只注意如何管理自己的时间。我早晨5点到5点半之间起床。我先锻炼,然后在6点半到7点之间到办公室,接下来一直埋头工作,直到晚上7点。下班回家后我会与妻子小聚片刻,之后再投入工作。

每天都有一大堆的事情在等着我,因此我非常注意调整自己的精神和身体状态。

在我接受这份工作的第一年,每个周六和周日早晨我都要工作。现在,我集中精力工作一个小时或一个半小时。然后,我会休息5至15分钟,四处走走,和大家聊聊天。

这些都是我从宝洁公司为管理人员举办的一个“公司运动员”的活动中学到的。在那个为期两天的活动中,我还学会了改变自己的饮食习惯。过去,我几乎不吃早餐。现在我要喝一杯果汁和一杯酸奶,还要吃半个百吉饼。而且我一天吃五六顿,这是为了控制血糖水平,我可不希望自己的血糖水平忽高忽低。

“公司运动员”项目的另一项内容是有关精神方面的,也就是让你做到心平气和。我正在学习沉思。我有60%的时间在出差,每当这时,我发现晚上在酒店房间里静思5分钟、10分钟或15分钟的效果,与健身锻炼一样好。总的来说,我觉得比以前更了解自己了。这一切有助于让我在巨大的压力下保持冷静。

我喜欢与人交谈,这是了解别人想法的最好方式,可以避免一些独断专行的愚蠢决定。正因为如此,我的办公室以及整个高级经理办公区都是开放式的。一般来讲,CEO的办公室通常不是什么温馨好客的地方,但为了让大家觉得自己可以来这里和我谈谈,我们配备了模样滑稽的粉红色和淡黄绿色的椅子,它们的坐垫和靠背都是软的,框架是镀铬金属制的。事实证明,这是很有效果的,轻松的环境不会让人产生紧张和拘谨的感觉,才能畅所欲言。

周日晚上,我会和人力资源部的狄克·安东尼谈谈我们的领导力开发计划。我担任CEO后没多久,我们就开始了这项工作,因为我知道自己能够为公司做出的最大贡献,就是帮助下一代领导人做到最好。

 

电话无处不在

汉克·鲍尔森 (高盛公司董事长兼首席执行官)

 

我从来没用过电子邮件,但我却对语音邮件青睐有加。我每天要处理几百封语音邮件,而且我会立即回复每个电话,无论对方是客户还是公司员工。偶尔有些难缠的人打来电话,我就把他们转给我的助理朱莉。但是,朱莉从不帮我筛选语音邮件,高盛公司的人必须能够随时联络到我,客户也必须能够联络到我。

我一直在花大量的时间打电话。甚至在上世纪80年代,手机还是个新鲜玩意儿的时候,我就开始用了。当时,还在芝加哥,我一边拿着砖块一样的摩托罗拉手机打电话,一边走出火车站,直奔办公室。今年圣诞节,我和妻子温蒂、女儿阿曼达和女婿一起在智利徒步旅行了10天,在此期间,女儿给我拍下了许多拿着大个儿的卫星电话通话的照片。

今年1月回到办公室上班的第一个星期里,我总共给60位CEO打了电话,祝他们新年快乐。我以前从未这样做过,不过这种做法棒极了。我问了他们公司的发展情况,以及他们与高盛公司的关系。

我有三分之一的时间用于培养高盛公司的职员和企业文化。我抽出时间去商学院,并且亲自主持招聘工作。去年,我们开了一个董事长论坛,目的是提高人们对商业判断力的重要性的认识。我讲了不下25节课,高盛公司在亚洲、欧洲和美国的1200名总经理都听了我的课。这就是在构建公司文化,潜移默化的影响有时候更有力、更持久。

公司40%的收入来自美国以外的市场,因此我需要经常出差。身体是革命的本钱,所以即使在出差的时候我也不忘锻炼身体。我每次去中国的时候(16年来,我去过大约70次),都乘坐早晨6点到达的航班,这也是飞机着陆的最早时间。我一入住酒店,就直接去健身房踩单车。随后,从8点开始,我连续工作,直到晚上9点。第二天一切照旧。我会确保在晚上离开,这样我就能在第二天一大早回到纽约的办公室上班。

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